Rekisterin pitäjä
Kurkimäen kyläyhdistys ry
Sähköposti: kurkimaenkyla@gmail.com
Verkkosivut: www.kurkimaki.fi
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Kurkimäen kyläyhdistys ry:n puheenjohtaja
Eetu Erkamo
Sähköposti: kurkimaenkyla@gmail.com
Puhelin: 040 416 2666
JÄSENREKISTERI
Ylläpidetään yhdistyslain velvoitteiden täyttämistä ja yhteydenpitoa varten. Jäsenrekisteriin
kerättävät tiedot: Jäsenen nimi (henkilö- tai yhdistysjäsen), kotipaikka, puhelinnumero,
syntymävuosi sekä sähköpostiosoite.
Yhdistysjäsenen osalta kerätään puheenjohtajan, sihteerin tai
vastaavien toimihenkilöiden yhteystiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden
hoitamista ja tiedotusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole
mahdollista tunnistaa. Henkilötietojen keräämisen lainmukaiset edellytykset (lakisääteinen velvoite):
Pidämme yhdistyslain mukaista luetteloa yhdistyksen jäsenistä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yhdistyslain mukainen lakisääteinen velvoite sekä yhdistyksen oikeutettu etu jäsenasioiden hoitamiseen.
SÄHKÖPOSTILISTAT JA SÄHKÖISET UUTISKIRJEET
Kurkimäen kyläyhdistyksen tehtävänä on kylän kehittäminen, kylää koskevista asioista tiedottaminen
sekä tapahtumien ja talkoiden järjestäminen. Rekisteriä käytetään yhteydenpitoon ja jäsenten
tiedottamiseen. Rekisteriin kerätään jäsenen nimi sekä sähköpostiosoite. Henkilötietojen
lainmukaiset edellytykset: Jäsenrekisterin yhteydessä jäsenen halutessaan kerätään
sähköpostiosoite. Jäsen antaa tällöin suostumuksen tietojensa käsittelyyn. Perusteena on henkilön
oma suostumus.
HALLITUKSEN JÄSENTEN YHTEYSTIETOREKISTERI
Hallituksen jäsenten yhteystietorekisteriä ylläpidetään yhdistyksen toiminnan hoitoa varten.
Hallituksen jäsenten yhteystiedot; jäsenen nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Henkilötietojen lainmukaiset
edellytykset: Hallituksen jäsen antaa suostumuksensa henkilötietojen käyttöön ottaessaan vastaan
hallituspaikan.
OSALLISTUJALISTAT
Osallistujalistoja käytetään tapahtuma- ja talkoojärjestelyissä yhteydenpitoa sekä tiedottamista
varten. Osallistujalistaan kerätään osallistujan nimi, sähköposti ja puhelinnumero sekä tarvittaessa
mahdolliset ruoka-aineallergiat (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu, terveys). Osallistujalistan
perusteena henkilön oma suostumus.
YRITYSTEN YHTEISTIETOREKISTERI
Kurkimäen kyläyhdistys ry vastaa www.kurkimaki.fi sivuston ylläpidosta. Sivustolle myydään
yrityksille mainospaikkoja (sponsoriyritykset) sekä lisätään paikallisia yrityksiä (vapaaehtoinen
mainosmaksu). Yhteystietorekisteriä käytetään sivustolle lisättyjen yritysten yhteydenpitoa ja
laskutusta varten. Rekisteriin kerätään yrityksen nimi, yhteyshenkilö, puhelinnumero, osoitetiedot sekä sähköpostiosoite.
Käsittelyn perusteena on sopimuksen täytäntöönpano ja yhteydenpito yhteistyökumppaneihin.
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman lainmukaista perustetta.
Yhdistys käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia, kuten Google Workspace- ja Google Drive -palveluita. Tietoja voidaan käsitellä myös EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella palveluntarjoajien käyttämien teknisten järjestelmien vuoksi. Tällöin henkilötietojen suojauksessa noudatetaan EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia.
Tarvittaessa tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja säilytetään sähköisissä järjestelmissä ja pilvipalveluissa, joita yhdistys käyttää toimintansa hoitamiseen (esimerkiksi Google Drive ja sähköpostipalvelut), sekä tarvittaessa paperimuodossa.
Digitaaliset tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin ja muin asianmukaisin teknisin ja organisatorisin tietoturvatoimin. Tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on tehtäviensä perusteella oikeus käsitellä tietoja.
Paperimuotoiset aineistot säilytetään lukitussa tai muuten asianmukaisesti suojatussa tilassa.
Arkaluonteiset tiedot poistetaan tai hävitetään heti, kun niiden säilyttäminen ei ole enää tarpeellista. Muita tietoja säilytetään kirjanpito- ja muun lainsäädännön edellyttämän ajan.
Kaikkia henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja käsittelevät vain ne yhdistyksen toimihenkilöt, joilla on tehtäviensä perusteella siihen oikeus. Tällaisia henkilöitä voivat olla esimerkiksi yhdistyksen puheenjohtaja, sihteeri, rekisteriasioista vastaava henkilö sekä tarvittaessa muut hallituksen jäsenet.
Henkilötietojen käyttöoikeudet on rajattu tehtävien edellyttämään laajuuteen.
Yhdistys huolehtii rekisteritietojen ajantasaisuudesta mahdollisuuksien mukaan. Rekisteröityjen toivotaan ilmoittavan yhteystietojensa muutoksista yhdistykselle.
Jäsenrekisterin henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa, ellei tietojen säilyttämiselle ole lainsäädäntöön perustuvaa syytä.
Hallituksen jäsenten yhteystietoja säilytetään hallitustehtävän ajan sekä tarvittaessa sen jälkeen yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.
Kirjanpitoon, yhdistyshallintoon tai muihin lakisääteisiin velvoitteisiin liittyviä tietoja voidaan säilyttää lainsäädännön edellyttämän ajan.
Yhteystietorekisterien ja sähköpostilistojen tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia yhdistyksen toiminnan, yhteistyön tai viestinnän toteuttamiseksi.
Tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot poistetaan säännöllisesti kohtuullisen ajan kuluessa.
Tapahtumien osallistujalistat poistetaan tai hävitetään, kun niitä ei enää tarvita tapahtuman järjestämiseen, yhteydenpitoon tai mahdollisten lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.
Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta sivullisille ilman lainmukaista perustetta.
Mahdolliset henkilötietojen tietoturvaloukkaukset käsitellään viipymättä. Tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille tietosuojalainsäädännön edellyttämissä tilanteissa.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot sekä pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojensa poistamista, peruuttaa antamansa suostumus sekä pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Tiedot luovutetaan vain kyseiselle henkilölle tai alaikäisen lapsen kohdalla hänen huoltajalleen. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista.
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä Kurkimäen kyläyhdistys ry:hyn sähköpostitse osoitteeseen kurkimaenkyla@gmail.com.
Henkilötietoja ei turvallisuussyistä muuteta tai luovuteta puhelimitse.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hän katsoo henkilötietoja käsitellyn tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
OIKEUS TULLA UNOHDETUKSI
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omien henkilötietojensa poistamista. Tiedot poistetaan, mikäli niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Lakisääteisesti säilytettävät tiedot voidaan kuitenkin joutua säilyttämään lain edellyttämän ajan.
OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISILLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Copyright © Kaikki oikeudet pidätetään
